A Viana Peixoto Advogados Associados está comprometida a proteger os dados pessoais de titularidade de pessoas físicas que lhe forem confiados em decorrência de suas atividades. Esta Política Interna de Proteção de Dados Pessoais da Viana Peixoto Advogados Associados (“Política”) define não apenas os princípios a serem observados durante o tratamento de dados pessoais, como também define os procedimentos criados para garantir a conformidade da Viana Peixoto Advogados Associados com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei n.º 13.709, de 14 de agosto de 2018 – LGPD).
Segue abaixo a definição dos termos usados neste documento:
ANPD: Autoridade Nacional de Proteção de Dados;
a. Abrangência da Política e sua Aplicação
Esta Política se aplica a todas as transferências de dados pessoais confiados por Titular de Dados em decorrência das atividades da Viana Peixoto Advogados Associados, independentemente de sua origem, tanto na qualidade de Controladora, como de Operadora, e define os princípios e as regras relativas à proteção de dados que a Viana Peixoto Advogados Associados deverá cumprir.
b. Viana Peixoto Advogados Associados como Controlador de Dados
Ao atuar como Controlador de dados, a Viana Peixoto Advogados Associados trata principalmente os dados pessoais de seus Colaboradores, consultores, clientes e de Titular de Dados em decorrência dos contratos comerciais que executou com terceiros.
Esse tratamento está relacionado a recursos humanos, comunicação interna e externa com os seus clientes e consultores, bem como, dentre outros, com esforços de marketing e conformidade legal.
c. Viana Peixoto Advogados Associados como Operador de Dados
Ao atuar como Operador de dados, a Viana Peixoto Advogados Associados trata principalmente os dados pessoais de seus clientes, parceiros e de Titular de Dados em decorrência dos contratos comerciais que executou com terceiros.
A Viana Peixoto Advogados Associados, desde sua alta direção até seus Colaboradores, estão obrigados a cumprir essa Política.
A não observância desta Política por qualquer dos Colaboradores, acarretará sanções conforme legislação aplicável.
a. Encarregado de dados ou “DPO”
O Encarregado de Dados é a pessoa com conhecimentos específicos sobre a LGPD e as práticas de Proteção de Dados para aconselhar, informar e monitorar a conformidade do tratamento de Dados Pessoais que transitam pela Viana Peixoto Advogados Associados.
São responsabilidades do Encarregado de Dados ou DPO:
b. Segurança da informação
São atribuições e responsabilidades da área de Segurança da Informação, relacionadas ao tema Privacidade de Proteção de Dados Pessoais:
a. Princípios de proteção de dados pessoais
Esta seção descreve os princípios que devem ser observados na coleta, manuseio, armazenamento, divulgação e Tratamento de dados pessoais pela Viana Peixoto Advogados Associados para atender aos padrões de proteção de dados no âmbito corporativo e estar em conformidade com a legislação e regulamentação aplicáveis no Brasil.
I. Legalidade, Transparência e Não Discriminação
A Viana Peixoto Advogados Associados trata dados pessoais de forma justa, transparente e em conformidade com legislação e regulamentação aplicáveis.
A Viana Peixoto Advogados Associados somente trata dados pessoais quando o propósito/finalidade do Tratamento se enquadra em uma das hipóteses legais permitidas., abaixo elencadas, sendo certo que os Titulares de Dados são informados, por meio da Política de Privacidade da Viana Peixoto Advogados Associados, sobre a finalidade e a forma pela qual seus dados pessoais estão sendo tratados antes ou durante a coleta. As finalidades do Tratamento são:
A Viana Peixoto Advogados Associados obtém o consentimento dos Titulares dos Dados para Tratamento dos seus dados pessoais, assegurando-se que esse consentimento seja obtido de forma específica, livre e inequívoca. A Viana Peixoto Advogados Associados deve coletar, armazenar e gerenciar todas as respostas de consentimento e maneira organizada e acessível, para que a comprovação de consentimento possa ser fornecida, quando necessário.
Da mesma forma, o Titular de Dados deve ter a possibilidade de retirar o seu consentimento a qualquer momento com a mesma facilidade que foi fornecido.
Em algumas circunstâncias, a Viana Peixoto Advogados Associados também pode ser obrigada a tratar dados pessoais sensíveis, envolvendo, mas não se limitando a:
Tais Dados Pessoais Sensíveis somente serão tratados de acordo com as finalidades e nos casos específicos abaixo listados:
II. Limitação e Adequação da Finalidade
O Tratamento de dados pessoais deve ser realizado de maneira compatível com a finalidade original para a qual os dados pessoais foram coletados, não podendo ser coletados com um propósito e utilizados para outro.
Quaisquer outras finalidades devem ser compatíveis com a razão original para qual os dados pessoais foram coletados.
III. Princípio da Necessidade (Minimização dos Dados)
A Viana Peixoto Advogados Associados somente pode tratar dados pessoais na medida em que seja necessário para atingir um propósito específico. O compartilhamento de dados pessoais com outra área, colega ou qualquer tipo de compartilhamento deve considerar este princípio, só podendo haver compartilhamentos de dados quando tenha amparo legal adequado.
IV. Exatidão (Qualidade dos Dados)
A Viana Peixoto Advogados Associados deve adotar medidas razoáveis para assegurar que quaisquer dados pessoais em sua posse sejam mantidos precisos, atualizados em relação à finalidades para as quais foram coletados, sendo certo que deve ser possibilitado ao Titular dos Dados a possibilidade de se requerer a exclusão ou correção de dados imprecisos ou desatualizados.
V. Retenção e Limitação do Armazenamento de Dados
A Viana Peixoto Advogados Associados deve ter conhecimento de suas atividades de Tratamento, períodos de retenção estabelecidos e processos de revisão periódica, não podendo manter os dados pessoais por prazo superior ao necessário para atender as finalidades pretendidas. Caso o dado armazenado não seja obtenha uma base legal ou finalidade clara e específica, deve ser eliminado permanentemente, seja dado físico ou digital.
A Viana Peixoto Advogados Associados deve garantir que a eliminação do dado permanentemente seja realizada de forma segura e precisa, para garantir e evidenciar que o processo foi feito seguindo as diretrizes de segurança da informação.
VI. Integridade e Confidencialidade (Livre Acesso, Prevenção e Segurança)
A Viana Peixoto Advogados Associados deve assegurar que as medidas técnicas e administrativas apropriadas sejam aplicadas aos dados pessoais para protegê-los contra o Tratamento não autorizado ou ilegal, bem como contra a perda acidental, destruição ou danos. O Tratamento de dados pessoais também deve garantir a devida confidencialidade. Dentre as medidas técnicas mais comuns, podem ser descritas:
Anonimização: significa que os dados pessoais são tornados anônimos de tal forma que os dados não mais se referem a uma pessoa direta ou indiretamente identificável. O anonimato tem que ser irreversível.
Pseudoanonimização: é um processo pelo qual os dados pessoais não mais se relacionam com uma pessoa identificável (por exemplo, mencionando seu nome), mas não é anônimo, porque ainda é possível, com informações adicionais, que são mantidas separadamente, identificar uma pessoa.
VII. Responsabilização e Prestação de Contas.
A Viana Peixoto Advogados Associados é responsável e deve demonstrar a sua alta direção o cumprimento desta Política, assegurando a implementação de diversas medidas que incluem, mas não se limitam a:
b. Padrões de Segurança
I. Importância da Proteção de Dados Pessoais
A Viana Peixoto Advogados Associados está comprometida com a implementação dos padrões de segurança da informação e com a proteção de dados pessoais com vistas a garantir o direito fundamental do indivíduo à autodeterminação informativa.
II. Garantir a Segurança dos Dados Pessoais
A confidencialidade, integridade e disponibilidade, bem como autenticidade e responsabilidade, são objetivos a serem perseguidos para a segurança dos dados pessoais tratados pela Viana Peixoto Advogados Associados.
III. Obrigação de Sigilo de Dados Pessoais
Todos os Colaboradores com acesso a dados pessoais devem estar obrigados aos deveres de confidencialidade dos dados pessoais, mediante assinatura do termo de confidencialidade de responsabilidade das informações, assim como por meio da anuência ao Código de Conduta, a esta Política e demais documentos internos aplicáveis, quando do ingresso na Viana Peixoto Advogados Associados, e, periodicamente, quando necessário.
IV. Privacidade de Dados Pessoais por Concepção
Ao implementar novos processos, procedimentos ou sistemas que envolvam o Tratamento de dados pessoais, a Viana Peixoto Advogados Associados deve adotar medidas para garantir que as regras de privacidade e proteção de dados sejam adotadas desde a fase da concepção até o lançamento/implantação destes projetos.
V. Armazenamento de Dados Pessoais
Os dados pessoais deverão ser armazenados em formato que favoreça o exercício do direito de acesso pelo pedido do Titular de Dados.
c. Política de Transferência Internacional de Dados Pessoais
Quando os dados pessoais forem tratados em países diferentes de onde foram coletados, a legislação e regulamentação aplicáveis à transferência internacional de dados de cada país devem ser observadas pela Viana Peixoto Advogados Associados. A Viana Peixoto Advogados Associados deve garantir a existência e atualização de contratos e/ou obter os consentimentos específicos do Titular dos Dados nesse caso para a transferência de dados pessoais.
d. Política de Backup
Além da observância da Política de Backup específica, de circulação interna da área de TI, deve ainda ser observado que todo sistema desenvolvido ou adquirido pela Viana Peixoto Advogados Associados que envolva tratamento de dados pessoais deve conter mecanismos de backup e restauração dos dados pessoais tratados, além de possuir capacidade de tolerância e falhas e retorno à operação.
e. Direitos do Titular de Dados
A Viana Peixoto Advogados Associados está comprometida com os direitos do Titular de Dados, os quais incluem, dentre outros:
f. Demais Atribuições do DPO
Deverá ser assegurado ao Titular dos Dados e empresas parceiras, e informado a eles no website da Viana Peixoto Advogados Associados, que, para exercer qualquer um dos direitos previstos acima, o Titular dos Dados e empresas parceiras devem encaminhar um e-mail ao DPO: [email protected], explicando sua solicitação e suas razões.
O DPO deverá analisar o pleito do Titular de Dados e, conforme o caso, adotar as providências imediatas que entender pertinentes. Em caso de impossibilidade de adoção imediata de providências, o DPO enviará ao Titular dos Dados resposta em que poderá:
Quando solicitado pelo Titular dos Dados, a confirmação de existência ou o acesso a dados pessoais será providenciada pelo DPO (salvo se especificado de outra forma em regulamento pertinente):
A Viana Peixoto Advogados Associados, por meio do DPO, analisará e responderá o pleito do Titular de Dados sem custos, nos prazos e nos termos previstos em regulamento a ser implementado pela ANPD.
O DPO deverá informar, de maneira imediata, aos demais agentes de tratamento com os quais compartilhou os dados pessoais a correção, a eliminação, a anonimização ou o bloqueio dos referidos dados, para que aqueles repitam idêntico procedimento, exceto nos casos em que esta comunicação seja comprovadamente impossível ou implique esforço desproporcional.
O DPO deverá prestar as informações acima da seguinte forma, a critério do titular:
Quando o tratamento tiver origem no consentimento, o DPO, a pedido do Titular dos Dados, deverá disponibilizar cópia eletrônica integral de dados pessoais, observado o sigilo de informações confidenciais da Viana Peixoto Advogados Associados, em formato que permita a sua utilização subsequente, inclusive em outras operações de tratamento.
O DPO deverá fornecer, sempre que solicitadas pelo Titular dos Dados, informações claras e adequadas a respeito dos critérios e dos procedimentos utilizados no tratamento automatizado dos dados pessoais, observado o sigilo de informações confidenciais da Viana Peixoto Advogados Associados.
g. Portabilidade de Dados Pessoais
O Titular dos Dados tem o direito de receber os dados pessoais que lhe digam respeito e que tenha fornecido em um formato de uso corrente e de leitura automática.
A portabilidade dos dados pessoais a que se refere esta Política não inclui dados que já tenham sido anonimizados pela Viana Peixoto Advogados Associados ou por terceiros com que a Viana Peixoto Advogados Associados compartilha esses dados pessoais.
h. Prestadores de Serviços Terceirizados
Os prestadores de serviços terceirizados que tratam dados pessoais sob as instruções da Viana Peixoto Advogados Associados estão sujeitos às obrigações impostas a eles pela LGPD e regulamentação respectiva. A Viana Peixoto Advogados Associados deve assegurar que no contrato de prestação de serviços sejam contempladas as cláusulas de privacidade que exijam que os prestadores de serviços terceirizados implemente medidas de segurança, bem como controles técnicos e administrativos apropriados para garantir a confidencialidade e segurança dos dados pessoais.
i. Gerenciamento de Violação de Dados
Todos os incidentes e potenciais violações de dados devem ser reportadas ao DPO por meio do e-mail: [email protected]. Todos os Colaboradores devem estar cientes de sua responsabilidade pessoal de encaminhar e escalonar possíveis problemas, bem como de denunciar violações ou suspeitas de violações de dados pessoais assim que as identificarem. No momento em que um incidente ou violação real for descoberto, é essencial que os incidentes sejam informados e formalizados de forma rápida.
Violações de dados pessoais incluem, mas não se limitam a: qualquer perda, exclusão, roubo ou acesso não autorizado de dados pessoais controlados ou tratados pela Viana Peixoto Advogados Associados.
j. Auditorias de Proteção de Dados
A Viana Peixoto Advogados Associados deve garantir que existam revisões periódicas das suas práticas para garantir a privacidade e proteção dos dados pessoais, a fim de confirmar que referidas iniciativas, seu sistema, medidas, processos, precauções e outras atividades incluindo o gerenciamento de proteção de dados pessoais são efetivamente implementados e mantidos e estão em conformidade com a legislação e regulamentação aplicáveis.
Adicionalmente, o tema deverá ser avaliado com a devida periodicidade e de acordo com os riscos existentes. O assunto é de total importância, portanto faz parte do escopo de auditoria interna e externa da Viana Peixoto Advogados Associados a auditoria de segurança de dados.
Os Colaboradores são responsáveis por conhecer e compreender todos os documentos, políticas, comunicados que lhes forem aplicáveis. De forma similar, os gestores de cada área da Viana Peixoto Advogados Associados são responsáveis por garantir que todos os Colaboradores integrantes da sua equipe compreendam e sigam as instruções e orientações dos documentos, políticas, comunicados aplicáveis à Viana Peixoto Advogados Associados em sua área respectiva, ou globalmente.
Os Colaboradores que tiverem perguntas ou dúvidas a respeito desta Política, incluindo seu escopo, termos ou obrigações, devem procurar seus respectivos gestores e, se necessário o DPO da Viana Peixoto Advogados Associados, cujos dados seguem abaixo:
DPO: Felipe Bayma – DPO
E-mail: dpo@vianapeixoto.com.br
Tel.:+ 55 (85) 3033.6161
Violações de qualquer documento, política, orientação ou comunicado da Viana Peixoto Advogados Associados podem resultar em consequências graves à Viana Peixoto Advogados Associados e aos envolvidos. Portanto, a falha em cumprir esta Política ou relatar o conhecimento de violação desta Política poderá resultar em ação disciplinar para qualquer Colaborador envolvido.
